Virtueller Datenraum für die Immobilienwirtschaft

Eine Cloud-Ablage teilt Dateien, ein Datenraum steuert eine Offenlegung. Der Unterschied liegt in der Feinheit der Rechtevergabe, in der Trennung von Bietergruppen, in der Protokollierung jedes einzelnen Zugriffs und in der Möglichkeit, den Stand zum Stichtag einzufrieren und als Archiv zu übergeben. Hinzu kommt der strukturierte Frage-und-Antwort-Prozess, der Fragen aller Prüfer zentral sammelt und die Antworten kontrolliert verteilt. Bei einer gewöhnlichen Ablage lässt sich später nicht belastbar nachweisen, wer wann welches Dokument einsehen konnte.

Wir orientieren uns an den im deutschen Immobilienmarkt verbreiteten Datenraum-Systematiken, unter anderem der gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. (gif), und ergänzen sie um die Kapitel, die heute erwartet werden. Die Hauptgliederung umfasst Liegenschaft und Grundbuch, öffentlich-rechtliche Verhältnisse, Mietverhältnisse, Technik, Bau und Umwelt, kaufmännische Bewirtschaftung, ESG und Energie, Versicherungen, Steuern, Finanzierung, Gesellschaft sowie Historie und Schriftverkehr. Je nach Objekt kommen Wohnungseigentum, Erbbaurecht sowie Altlasten, Kampfmittel und Denkmalschutz hinzu. Bei Portfolios bildet die erste Ebene das Objekt ab, darüber liegt ein portfolioübergreifendes Kapitel mit konsolidiertem Mietvertragsspiegel, Rahmenverträgen und Strukturübersicht. Beim Share Deal kommt die Gesellschaftsebene hinzu, die üblicherweise in der Schlussphase geöffnet wird. Die konkrete Gliederung stimmen wir vor dem Aufbau mit Ihnen und Ihren Beratern ab.

Die Plattform ist eine Eigenentwicklung und läuft auf eigener Infrastruktur in einem Rechenzentrum in Deutschland. Eine Verarbeitung in einer US-Cloud oder eine Weitergabe in Drittstaaten findet nicht statt. Ihr Unternehmen bleibt Verantwortlicher für die eingestellten Daten; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Bieter, Finanzierer und Prüfer sind für ihre eigene Verarbeitung selbst verantwortlich; die Offenlegung ihnen gegenüber steuern Sie über die Freigaben. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter, etwa Betreiber des Rechenzentrums und Wartung, benennen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag; sie sind nach Art. 28 DSGVO gebunden und in Deutschland ansässig. Auf Anwendungsebene haben nur die von Ihnen freigegebenen Nutzer sowie die administrativ tätigen Personen auf unserer Seite Zugriff, deren Tätigkeit ebenfalls protokolliert wird. Für regulierte Auftraggeber, also Banken, Versicherer, Versorgungswerke und Kapitalverwaltungsgesellschaften, stimmen wir die vertraglichen Anforderungen an Dienstleisterbezug und Auslagerung im Einzelfall ab und stellen die dafür üblichen Informations- und Prüfrechte, Nachweise und Ausstiegsregelungen bereit. Diese Angaben sind eine Selbstauskunft; eine Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle besteht nicht, und wir werben nicht mit Prüfzeichen, die wir nicht führen.

Der Datenraum wird zum vereinbarten Stichtag eingefroren, sodass keine Änderungen mehr möglich sind. Sie erhalten ein vollständiges Archiv mit allen Dokumenten in der Struktur des Datenraums, dem Index, dem gesamten Frage-und-Antwort-Verlauf und dem Aktivitätsprotokoll. Das Archiv wird signiert übergeben und bleibt ohne unsere Plattform lesbar; der Versand physischer Datenträger ist dafür nicht erforderlich. Käufer- und Verkäuferseite erhalten jeweils ein eigenes Exemplar, sofern dies vereinbart ist. Auf Wunsch führen wir den Bestand anschließend als Dauerdatenraum für das laufende Asset Management weiter.

Den Ablauf finden Sie oben; entscheidend für den Zeitplan ist allein die Beschaffung der Unterlagen. Die Einrichtung des Datenraums selbst dauert nur kurz. Vorhandene Ablagen können Sie als Massen-Upload übergeben, auch unsortiert; das Einsortieren, Benennen und Erschließen übernehmen wir. Als Faustregel empfiehlt sich ein Vorlauf von etwa vier Wochen vor der Marktansprache, damit Lücken noch geschlossen werden können. Ein Datenraum lässt sich auch kurzfristiger öffnen, dann allerdings mit sichtbaren Fehlstellen.

Der Preis richtet sich nach Umfang und Betreuungstiefe: Zahl der Objekte, Datenvolumen, Laufzeit sowie danach, ob wir den Datenraum nur bereitstellen oder Aufbau, Befüllung, Prüfung und Q&A-Steuerung übernehmen. Wir arbeiten mit einem Angebot auf Anfrage statt mit Standardpaketen, weil ein Einzelobjekt und ein Portfolio mit gewachsenen Altbeständen nicht sinnvoll dieselbe Kalkulation tragen. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot auf Grundlage des abgestimmten Umfangs. Umfang, Laufzeit und Abrechnungsgrundlage werden im Angebot festgelegt.